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タスク管理とは?ツールの活用でストレス軽減!おすすめツール徹底比較【無料版あり】

こんにちは。タスク管理の番人MEIです。

最近忙しくて、心に余裕が無いな。と感じることはありませんか?

仕事・学校・家庭など、様々な場所でやらなければならない事、つまり「タスク」がたくさんありますよね。

タスクに追われて、ストレスが溜まってしまうことも多いと思います。

そんな時、この記事で紹介するツールを使ってタスクを効率的に管理することができれば、心の負担を軽減することができますよ!

大切なところだけをまとめているのでぜひ読んでみてください。

そもそも「タスク」とは?

まず、「タスク」とは業務・作業・任務などの「やるべき事」を指します。

一つの大きな目標に向かっていくためには、そのために必要な「やるべき事」を明らかにしておくことが大切です。

例えば「えびフライをつくる」という大きな目標があった場合、そのためにやるべき事は「えびを捌く」「えびに衣を付ける」「油で揚げる」などです。

仕事や日常生活に置き換えて考えてみてくださいね。

「タスク管理」をすることのメリット

タスク管理とは、自分自身やチームの作業を効率的に管理することです。

必要な作業を書き出し、優先度をつけて、期限までに対応が終わるように予定を立てることが大切です。

「タスク管理」をすると次のような良いことがあります。

1.効率が良くなる

やるべき事を明らかにすることで「何を、いつまでにやる」も明らかにすることができます。

真っ先に取り組まなければならない作業に時間とエネルギーを使うことができるため、手際よく作業に取り掛かることができます。

2.対応漏れの防止

やるべき事を最初にリストアップすることで、全体を見通すことができます。これにより、大切なタスクを忘れたり、期限を過ぎることを防ぐことができます。

3.ストレスの軽減

やるべき事が事前に分かっているため、先が見えない不安を軽くすることができます。また「あの作業を忘れないようにしないと…」「この作業は間に合うかな…」などの、終わっていない作業から起こる不安感も解消されます。

さらに作業の予定や期限などを頭で覚えておく必要がないため、心に余裕が生まれます。例えるなら自分専用の秘書が「この作業が終わったら、次はあれをやってください」と教えてくれるような感じです。

ストレスが軽くなることで、その人が持つ能力を最大限に発揮できるのです。

無料でここまで使える!おすすめタスク管理ツール10選

タスク管理には手帳やメモ帳を使う方法もありますが、ツールを使えばスマートフォンやパソコンで簡単にタスクを管理することができます。

今回は個人のタスクを管理するのにおすすめな、無料で使えるツールをご紹介します。

どんな人におすすめできるかというポイントとツールの機能を大きく4つに分けて紹介しています。

こんな人におすすめ時間がない人はここだけを参考にしてください。
基本的な機能最低限これがあればOKの機能
「タスク名/詳細/開始日/期限日/今の状態(ステータス)」の登録
あれば嬉しい機能より使い勝手が良くなる機能
 「ガントチャート表示(=タスクを横向きの棒グラフ化したもの)/タイムライン表示/親子タスク/ウォッチ(ピン留め・お気に入り登録)/チェックリスト/カレンダー表示または連携/操作記録orアクティビティログ(=過去に更新した記録)」
その他独自機能そのツール独自の便利な機能

※無料で使える機能は、ツールによって変わる可能性があるため、最新情報はツールの公式サイトよりご確認ください。

Jooto

https://www.jooto.com/

※4ユーザーまで無料

こんな人におすすめ画面がシンプルで分かりやすいため、4人までの小規模チームで使いたい人。
基本的な機能【評価:◯】 タスク名、詳細、開始日、期限日、今の状態(ステータス)
あれば嬉しい機能【評価:△】 ガントチャート、親子タスク、お気に入り機能(ウォッチ)、チェックリスト、アクティビティログ
その他独自機能ガントチャートに日本の祝日を表示可能。

Backlog

https://backlog.com/ja
こんな人におすすめ日本人に使いやすい仕様のため、タスク管理ツール初心者。
基本的な機能【評価:△】 タスク名、詳細、期限日、今の状態(ステータス)
あれば嬉しい機能【評価:△】 チェックリスト、操作記録
その他独自機能日本語に最適化された画面

Trello

https://trello.com/ja

※4ユーザーまで無料

こんな人におすすめ無料で使えて、ボード形式の表示のみで直感的に操作したい人。
基本的な機能【評価:◯】 タスク名、詳細、開始日、期限日、今の状態(ステータス)
あれば嬉しい機能【評価:△】 お気に入り機能(フォロー)、チェックリスト、操作記録、アクティビティログ
その他独自機能期限は時間まで設定可能。リマインダー設定可能。

Todolist

https://todoist.com/app/today
こんな人におすすめ録音した音声をコメントに添付できるため、文章化するよりも素早くタスク登録したい人。
基本的な機能【評価:△】 タスク名、詳細、期限日、今の状態(ステータス)
あれば嬉しい機能【評価:△】 親子タスク、お気に入り機能(ラベル)、チェックリスト、カレンダー表示または連携、操作記録、アクティビティログ
その他独自機能コメントに音声(最大4分)

asana

https://asana.com/ja
こんな人におすすめ画面の録画・音声をコメントに添付できるため、作業の手順などを記録したい人。
基本的な機能【評価:◯】 親子タスク、チェックリスト、カレンダー表示または連携、操作記録、アクティビティログ
あれば嬉しい機能【評価:△】 親子タスク、チェックリスト、カレンダー表示または連携、操作記録、アクティビティログ
その他独自機能コメントにビデオメッセージ機能(カメラ・画面録画・音声)、タスクの依存関係を設定できる(先行・後続)※取り掛かる順番が明確

Meister task

https://www.meistertask.com/ja
こんな人におすすめマインドマップツール「MindMeister」との連携が可能。タスク管理と同時にアイデアを図として見える化したい人。
基本的な機能【評価:△】 タスク名、詳細、期限日、今の状態(ステータス)
あれば嬉しい機能【評価:△】 お気に入り機能(ピン留め)、チェックリスト、カレンダー表示または連携、操作記録、アクティビティログ
その他独自機能タスクを登録したタイミングから完了までにかかった時間を自動計測してくれる。他のツールとの連携が可能。期限は時間まで設定可能。

Miro

https://miro.com/ja

※ガントチャート、Todoリストなどのテンプレートを使うことでタスク管理が可能。今回は「ガントチャートテンプレート」を使用した場合の評価。

こんな人におすすめ紙やホワイトボードのような、アナログに近い形でタスク管理したい人。
基本的な機能【評価:◯】 タスク名、詳細、開始日、期限日、今の状態(ステータス)
あれば嬉しい機能【評価:△】 ガントチャート、チェックリスト
その他独自機能直感的な操作が可能。必要な情報はボード内に自由に配置可能。

タスクワールド

https://taskworld.com/ja

※15ユーザーまで無料

こんな人におすすめストップウォッチ機能で、細かく時間管理したい人。
基本的な機能【評価:◯】 タスク名、詳細、開始日、期限日、今の状態(ステータス)、コメント
あれば嬉しい機能【評価:△】 ウォッチ(ピン留め・お気に入り登録)、チェックリスト
その他独自機能ストップウォッチで経過時間の計測が可能。

Jira Work Management

https://www.atlassian.com/ja/software/jira/work-management
こんな人におすすめ多機能で画面のカスタマイズが豊富。複雑なツールに苦手意識がなく、複雑な作業をたくさんこなしたい人。
基本的な機能【評価:◯】 タスク名、詳細、開始日、期限日、今の状態(ステータス)
あれば嬉しい機能【評価:◯】 ガントチャート、親子タスク、お気に入り機能(ウォッチ)、チェックリスト、カレンダー表示または連携、操作記録、アクティビティログ
その他独自機能作業依頼などのフォーム作成、時間管理(あと何時間作業できるかが視覚的わかる)、タスクのカレンダー表示、ConfluenceでWikiのようなドキュメントを作成、タスクのエクスポート、タスクの依存関係(順序)を設定可能

Notion

https://www.notion.so/ja-jp/product
こんな人におすすめ多機能で画面のカスタマイズが豊富。複雑なツールに苦手意識がなく、仕事のタスクと個人のタスクを一つの場所で管理したい人。
基本的な機能【評価:◯】 タスク名、詳細、開始日、期限日、今の状態(ステータス)
あれば嬉しい機能【評価:◯】 ガントチャート、親子タスク、お気に入り機能、チェックリスト、カレンダー表示または連携、操作記録、アクティビティログ
その他独自機能便利なテンプレートが用意されている。自分の好きなように表示形式の設定が可能。

まとめ

各ツールの機能からも分かるように、タスク管理をする上で必要な事は全体像と細部の両方を把握する視点を持つことです。

近くで細部を見ることのできる「虫の目」だと複雑で混乱しそうな物事であっても、空から全体を見る「鳥の目」だと意外とシンプルに見えることがあります。

仕事や学校、家庭などのタスク管理に合ったツールを選んで、ストレスフリーな生活を送りましょう!

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この記事を書いた人

MEI

ディレクター・デザイナー

MEI

コーヒーと観葉植物を愛する、ディレクター兼デザイナー。タスク管理や情報整理が得意分野。

システムエンジニアからジョブチェンジし、relationではシステムも少し分かるデザイナーへ成長中。