システム開発プロジェクトの成功には、適切な計画と管理が欠かせません。そこで重要な役割を果たすのが、WBS（Work Breakdown Structure）という手法です。WBSを活用することで、プロジェクト全体を細分化し可視化することができ、作業の漏れや重複を防ぎながら効率的な進行が可能になります。
本記事では、システム開発におけるWBSの概要や目的、作成方法、そして活用のポイントについて詳しく解説します。
システム開発におけるWBSとは
まずは、システム開発におけるWBSの概要や目的、そしてガントチャートとの違いについて詳しく解説します。
システム開発におけるWBSの概要
システム開発におけるWBSとは、プロジェクト全体で発生する作業内容を細分化し、可視化する手法のことです。Work（作業）をBreakdown（分解）してStructure（構成図）する、という工程の頭文字をとってWBSと呼ばれています。
この手法を用いることで、必要な作業を全て洗い出し、プロジェクトの進行を図や表で分かりやすく可視化できます。その結果、複数人が関わる大規模なプロジェクトでも、抜け漏れのないスケジュール管理が可能です。
WBSは、システム開発など大人数の作業者が関わるプロジェクトの管理によく利用されています。WBSを活用することで、プロジェクトの全体像を把握しやすくなり、各作業者の役割や進捗状況を明確に共有できます。
システム開発におけるWBSの目的
WBSの主な目的は、一つ一つのタスクを明確にし、作業の漏れや重複を避けることです。
システム開発では、最終的にシステムを生み出すまでに、設計書、プログラム、データなど様々な中間的な成果物を作成する必要があります。WBSを導入することで、これらの作業を効率的に管理できます。あらかじめ作業を細かい階層まで洗い出すことで、タスクの抜け漏れや重複を回避することが可能となるのです。
さらに、洗い出したタスクに応じて各担当者を割り振ることができます。これにより、現在の進捗状況を共有しやすくなり、プロジェクトに関わる全ての人が共通の認識で進行できるようになります。
WBSとガントチャートの違い
WBSとガントチャートは、いずれも作業内容の把握や共有を目的に用いられる点が共通しています。しかし、その性質は大きく異なります。
WBSは、あくまでも作業の工数を分解し網羅するための構成図です。プロジェクト全体を細分化し、必要なタスクを階層的に整理することで、作業の全体像を把握しやすくします。
一方、ガントチャートは、プロジェクトの開始日や進捗状況を把握するためのスケジュール表です。各タスクの開始日、終了日、進捗状況などを横軸に時間軸を取った棒グラフで表現します。
これらは、どちらか一方だけ使うのではなく、併用することでプロジェクトがより円滑に進むツールとなります。
システム開発でWBSを導入するメリット
システム開発プロジェクトにWBSを導入する主なメリットとしては、以下の4点が挙げられます。
- プロジェクトの全体像を把握しやすくなる
- タスクを分担しやすくなる
- 進捗管理とリスク管理の強化につながる
- コスト管理の精度を高められる
それぞれ見ていきましょう。
プロジェクトの全体像を把握しやすくなる
WBSを導入することで、プロジェクトに関わるタスクを洗い出し視覚的に整理できます。これにより、プロジェクトの全体像や各作業の範囲を把握しやすくなります。
プロジェクトメンバー全員が共通認識のもとで作業にあたることができるため、進行に遅れが生じた際にもスピーディな対応が可能となるでしょう。また、WBSは一つの作業を細かなフェーズに分けてタスクを洗い出すため、必要な作業の抜け漏れを回避できるほか、不要な作業や省略できる手間の発見にもつながります。
その結果、実行段階での無駄を省き、効率的かつ正確に作業を進めることが可能です。
タスクを分担しやすくなる
WBSでプロジェクトを細分化し、具体的なタスクに分けることで、各タスクに対する担当者の割り当てがしやすくなります。これにより、プロジェクト全体の作業効率が向上します。
例えば、ある作業者が急な体調不良などで進行が止まっても、WBSを参照することで他のメンバーが迅速に対応しやすくなるでしょう。また、誰が何を担当しているのか、責任の所在がどこにあるかを明らかにすることで、効率的な人員配置と効果的なチームワークにつながります。
進捗管理とリスク管理の強化につながる
プロジェクトの進捗状況を詳細に可視化できるようになる点も、WBSを導入するメリットの一つです。各タスクの完了状況を定期的にチェックすることで、遅延の兆候を早期に発見し迅速な対応が可能です。
また、各タスクの依存関係が明確になるため、「Aの作業が完了しなければBの作業に入れない」「CのタスクとDのタスクは一緒に進めても問題がない」など、優先順位をつけて作業を進められます。これにより、プロジェクト全体の効率的な進行が可能です。
さらに、優先順位を付ける中でリスクの高い部分やボトルネックを事前に特定することで、プロジェクト全体のリスクを低減し、成功率を高めることができます。
コスト管理の精度を高められる
WBSを活用し、プロジェクトを詳細なタスクに分解することで、各タスクに必要なリソースやコストを綿密に見積もることが可能になります。これにより、予算管理の精度を高められ、コストオーバーやリソース不足などのリスクを減少させることが可能です。
また、細分化したタスクごとのコスト管理により、無駄な支出を抑え、プロジェクト全体のコスト効率向上も期待できます。
システム開発のWBSの作り方
システム開発におけるWBSの作成は、以下の手順で行います。
- タスクを洗い出して細分化する
- タスクの優先順位を決める
- タスクを構造化する
- タスクの担当者を決める
- タスクの対応期日を設定する
それぞれの手順について、詳しく見ていきましょう。
1.タスクを洗い出して細分化する
WBS作成の第一歩は、案件のゴールを決め、必要となるタスクを洗い出すことです。タスクの抜け漏れや重複が発生しないよう、大きな分類から作成し細分化していくことがポイントです。
例えば、システム開発プロジェクトでは、「要件定義」「設計」「テスト」などが大きな分類といえるでしょう。そこからさらに細かなフェーズに分けていくことで、より詳細なタスクリストを作成できます。
それぞれのタスクにかかる時間や作業工程を考えて作成すると、構造化がスムーズになります。
2.タスクの優先順位を決める
細分化したタスクの依存関係を明確にし、優先すべきタスクの順位を決めることが次のステップです。例えば、「Aのタスクが終わらないとBのタスクに移行できない」などの相互関係があれば、Aのタスクの優先順位を高くします。
タスク同士の関係性を分析し、順序設定が必要な作業なのか、同時進行が可能な作業なのかを検討することが重要です。この過程で、プロジェクト全体の効率を高める方法が見えてくることもあります。
特に注目すべきは「クリティカルパス」です。これは、全体のプロジェクトの中で最も時間を要し、遅延した場合にはプロジェクト全体に大きな影響を及ぼす、最も重要なタスクの連鎖を指します。クリティカルパスは、プロジェクトに関わる全てのメンバーが把握できるよう明確に記載することが大切です。
3.タスクを構造化する
順序設定した作業を、プロジェクトの進行にあわせて構造化します。このとき、タスクの順序設定は適切であるか、同じ階層にあるタスク同士の規模感がかけ離れていないかを確認することが重要です。
構造化することで、プロジェクトの全体像がより明確になり、各タスクの位置づけや重要性が理解しやすくなります。
4.タスクの担当者を決める
タスクの構造化が完了したら、それぞれ担当する作業者を決めます。責任の所在を明確にするため、1つのタスクにつき1人の担当者を設定するのが基本です。1つのタスクに複数の作業者を設ける場合にも、責任範囲を明確にするために、リーダーとなる主作業者をあらかじめ決めておきましょう。これにより、タスクの進捗管理や問題発生時の対応がスムーズになります。
タスクの対応期日を設定する
タスクの担当者が決まったら、作業の対応期日を設定します。過去のプロジェクトを参考にしたり、作業者と相談したり、経験者に問い合わせを行い、スキルやタスクに割けるリソースなどを確認しながら、柔軟に期日を決めることが大切です。
実際にプロジェクトが進行したら、予期していないトラブルが発生する可能性もあるため、余裕をもった期日に設定することをおすすめします。
システム開発のWBSを作成するときのポイント
続いて、WBS作成時に押さえるべき重要なポイントとして、以下の3点を紹介します。
- タスクを明確に記載する
- シンプルな構造にする
- 1タスクにつき1人の担当者を指名する
- テンプレートを活用する
一つずつ解説していきます。
タスクを明確に記載する
不明確なタスクはプロジェクトの見積もりを妨げるため、すべてのタスクは内容が明確になるよう記載することが重要です。プロジェクトの担当者に確認をとるなどして、できる限り不明確なタスクは減らすよう心がけましょう。
具体的に記載できない場合は、工数として含めず、確定できない状態のタスクとして残しておき、プロジェクト進行中に明らかにすることも一つの方法です。
シンプルな構造にする
シンプルな構造のWBSを作成するよう心がけましょう。タスクを細分化しすぎると、その分スケジュールの管理も煩雑化し、管理の負担が増えたり、万が一のトラブル発生時にスケジュール調整が難しくなったりするためです。ス
具体的には、タスクは3～4層程度に留めるのが一般的です。タスクを細分化するときは、親タスクと子タスクの関係性が正しいか、時系列にあわせてタスクを分類できているか、必要な情報だけをシンプルにまとめられているかを確認しましょう。
スケジュールに余裕を持たせる
プロジェクトを進める上でトラブルはつきものです。そのため、万が一に備えて余裕のあるスケジュールを組むことが大切です。抜け漏れの内容にタスクを洗い出したうえで、意図的に余白をもっておくとよいでしょう。
一般的には、各タスクの所要時間を見積もる際に、20%程度の余裕を持たせると良いとされています。これにより、予期せぬ問題が発生しても、全体のスケジュールに大きな影響を与えることなく対応できます。
また、ガントチャートと併用すると、プロジェクトの進捗をより把握しやすくなるでしょう。
1タスクにつき1人の担当者を指名する
1タスクを複数名で担当すると責任の所在が曖昧になり、タスクの進行が滞る可能性があるため、担当者は1人にするのが望ましいです。
担当者が1人であれば他者との作業引継ぎも生じず、タスクの進捗状況を把握しやすくなるため、スケジュールの管理も容易になります。担当者を決めるときは事前にメンバーへ確認・合意を得てから、最適な人員配置を検討しましょう。
テンプレートを活用する
テンプレートを使用すると、WBSに必要な情報の抜け漏れを防ぐことが可能です。WBSはプロジェクトを効率的に進めるための方法なので、テンプレートを活用し、WBSの作成自体に時間をかけすぎないようにしましょう。
ただし、テンプレートをそのまま使用するのではなく、プロジェクトに適した使いやすいWBSになるよう、アップデートしていくことが大切です。プロジェクトの特性や規模、チームの構成などに応じて、テンプレートをカスタマイズすることで、より効果的なWBSを作成できます。
まとめ
システム開発においてWBSは、プロジェクトを滞りなく進行するためにも非常に重要な手法です。WBSを活用することで、タスクを明確化し、プロジェクトの作業者がどのタスクを行っているか分かるようになり、全体の進捗管理がスムーズになります。
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